議事録を作成する上で不可欠となるもの

議事録作成の要点

議事録作成において、必ず書き残しておくべきものを紹介します。下記以外にも必要なものがある場合は、議事録に記入しておきましょう。

タイトル

例：
（マンション名）管理組合第○回集会議事録

タイトルを見て、何回目の集会議事録なのかを判断できるようにしておきます。

開催日時・場所

例：
開催日時：平成○○年○月○日（○曜日）　午前○時○分～午後○時○分
開催場所：集会室

ポイント

集会を行う日時と場所を記入。開催場所がいつもと違う場合は、住所も記入しておきましょう。

組合員、議決権数

例：
組合員および議決権総数：組合員総数　○○名　議決権総数　○○
出席組合員および議決権数：出席組合員数　○○名　議決権数　○○　

ポイント

管理組合員と議決権の総数を記入し、集会に参加した人数と議決権も記録します。委任状や議決権行使書がある場合は、議決権数にカウントすることを忘れないようにします。

議事

例：
議案1（○○○の件）
～審議概要～
質問者：○○号室　○○さん
回答者：○○理事

ポイント

話し合われた議案の内容や説明者、決議の結果などを議案ごとに記入。質疑応答があった場合は、質問者と回答者の名前、部屋番号も記入しておきます。審議の開始から終了までの流れがわかるように書くと、後から見たときにも分かりやすくなります。

署名

例：
平成○○年○月○日
住所：東京都○○区～
名称：（マンション名）管理組合
議長：　　　　　　　○○○○　印
議事録署名人：　○○○○　印
○○○○　印

ポイント

議事録の最後に、「集会を行った日」「マンション住所」「管理組合名」を記入。議事録の内容を確認後、議長と議事録署名人がサイン、押印します。