住民名簿を作り、災害後の対応を迅速にする

住民名簿を作ろう

一昔前であれば気軽に連絡網を作成し関係者に配布していましたが、個人情報保護法が施行されたことで、安易な個人情報収集が困難になっています。しかし、理組合としては、緊急時の連絡先をはじめとする情報を把握しておかないと、いざという時に困ったことになりかねません。

住民名簿の必要性

住民名簿は本来、緊急時の連絡や火事・事故が起きた際の確認のために作られていましたが、最近では一人暮らしの高齢者が多いことも住民名簿を作成する理由の1つになっています。万が一お年寄りの住人が倒れた場合、緊急先がわかるとその後の対応がスムーズになります。また、区分所有者が他の人に部屋を賃貸していてマンションに住んでいなかった場合、住民名簿がなく住所がわからなければ、集会の案内や議事録を送ることができず困ります。年に1回は住民名簿の更新を心がけましょう。

名簿作成時の注意点

住民名簿を作る際は、徹底した管理が必要になってきます。保管場所や閲覧方法、利用目的、管理する際の責任者などを明確に決めて住民に提示し、安心して協力してもらえる環境を整えましょう。住民に記入してもらった書類は、直接手渡しで受け取ると安心です。ポストへ投函された場合、ほかの手紙に紛れてしまったり、手違いでなくしてしまったりする危険もあるので、取り扱いには十分注意が必要です。