理事会をうまく運営するための秘訣～管理組合を理解しよう～

管理組合の中心ともいえる理事会の運営がうまく行われないと、有意義な議案や管理規約改善案が出されないだけでなく、適切な管理・修繕も実施されないため、マンション全体に悪影響を及ぼします。そのようなことを防ぐためにも、理事会運営のコツを知っておきましょう。

理事会がうまく機能するかどうかは、構成員である役員のやる気に左右されます。選出方法が悪いと、選ばれた方がやる気を無くしかねません。そこでおすすめするのが、マンション住人に均等に順番を回す輪番制です。平等感があり、選ばれた方から不満が出にくいため、多くのマンションで取り入れられています。

役員の欠席が多いと理事会をうまく進行することができません。あらかじめ役員全員が参加できる日時を確保しておきましょう。開催日の失念を無くすために、理事会を開催する1週間くらい前に、日程の確認・報告をしておくと良いでしょう。

話し合いの中で資料を使うことがあります。資料がないばかりに「話し合いが全然進まなかった」という事態を防ぐためにも、理事会の開催前に準備をしっかり行うことが重要になります。開催場所や日程確認など資料作成以外の準備も同様です。

マンション内に会議室があれば、そこを使用するのがベストです。そのような設備がない場合は、公共施設の会議室を借りて理事会を開催することをおすすめします。ファミリーレストランで話し合うケースもあるようですが、時間帯によっては騒音が大きいため、あまりおすすめできません。

総会（集会）のみならず、理事会においても議事録の作成は必須です。参加者の備忘録としてだけでなく、参加できなかった方にも話し合いの内容を伝えられるため、次回以降の理事会を円滑に進めることができます。また、次期役員への引き継ぎの際にも役立ちます。

話し合いは集中して行うことが大切です。終了時間を決めておくことで、役員全員の中に、時間内で話し合いをまとめようという意識が生まれます。また、議題ごとの時間配分の予定が立てやすくなるため、進行がスムーズになります。

理事会を運営する上でのポイント