管理組合を運営する上でのポイント

管理組合運営のポイント

ほとんど場合、管理組合はマンション管理にそれほど詳しくない住民によって構成されています。円滑な運営を行うためには、基本的なポイントを押さえた上で、役員・組合員が協力し合うことが大切です。

活動可能日数を知り、スケジュールを立てる

管理組合を運営する上で、役員や組合員による定期的な話し合いは欠かせません。しかし、一人ひとりライフスタイルが違うため、全員が同じ日に集まるのは意外と難しいものです。まずは、全員で時間に余裕がある日を出しあい、できるだけ多くの住民が集まれる日時を調べましょう。その上で集会や各種話し合いのスケジュールを組みます。

相談相手・情報源を確保する

管理組合の運営には、さまざまなトラブルがつきものです。中には、解決するのに専門知識が必要となる場合も。必要な専門知識を役員が持っていれば管理組合内で解決可能かもしれませんが、大抵の場合は自分たちでは解決できないことがほとんどです。そんなときのためにも、いつでも専門家に聞ける体制やトラブル解決に役立つ情報源を持っておくことが大切です。管理会社に管理を委託している場合は、組合と会社の良好な関係作りにも力を入れましょう。

道具を揃える

管理組合では、各種書類の作成・配布のほかに、管理状況や会議内容の記録・保存を行う必要があります。その際に役立つ道具をまとめていますので、ぜひ揃えておきましょう。

ICレコーダー

会議の内容を音声で保存します。議事録を作る際や、欠席した役員に話し合いの内容を伝えたいときに便利です。

デジタルカメラ

マンションの修繕箇所や会議風景の撮影に使います。持ち運びしやすいコンパクトタイプのものが良いでしょう。

パソコン

書類作成やICレコーダー、デジタルカメラのデータ加工・保存に使います。万が一の故障に備え、貴重なデータは定期的にCD-Rなどの外部メディアに保存しておきましょう。

プリンター

パソコンで作成した文章を印刷するのに使います。印刷だけでなく、コピー機能も付いた複合機が便利です。

電卓

桁数の大きなものを用意しておけば、修繕費といった金額の大きい計算にも対応できるのでおすすめです。

文書保管用ロッカー

重要書類や議事録などを保管します。鍵付きのものだとセキュリティ面でも安心できます。

文房具各種

ノートやペン、ホチキスなどは、使いたいときにいつでも使えるようにしておきましょう。

資金管理を適切に行う

適切なマンション管理を続けるためにも、資金管理には力を入れなければなりません。お金の使い道をしっかりと記録して残しておくことはもちろん、管理費や修繕積立金を滞納している住民への対応も重要です。