工事を発注するには、工事発注についての総会決議を行い議決後、施工会社と工事請負契約を締結します。契約の締結は管理組合(発注者)と施工会社(請負者)とで取り交わし、通常はコンサルタントや設計監理者などが立会人となります。
契約の際に使われる工事請負契約書は通常、契約書本文、工事請負契約約款、工事費内訳詳細書、工事仕様書が1セットになったものです。工事監理を設計事務所といったコンサルタントに委託する場合は、コンサルタント(工事監理者)も契約書に記名、押印します。工事請負契約約款は、契約に関する細かい取決めを定めたもの。全国標準として公的に作成された改修工事用の約款がないため、多くの場合新築工事用である民間(旧四会)連合協定工事請負契約約款を準用しています。
契約後に工事監理者、現場代理人を設置します。依頼者の立場で工事が設計に基づき、正確に行われているかを確認する役目を担うのが工事監理者です。一方、現場代理人は、現場の作業員への指示や工事監理者と打ち合わせをしながら工事現場の管理を行い、どちらかといえば工事施工会社の立場で現場を管理します。